İş Yükü Analizi: İş yükü analizi, bir işin en küçük parçalarla detaylı olarak tanımlanmasını ve incelenmesini içeren süreçtir. Kurumun bünyesindeki çeşitli iş ve işlemlere ilişkin bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve düzenlenmesidir.
İş Yükü Analizi Nerelerde Kullanılır:
İş analizi bilgileri elde edildikten sonra görev tanımları ve iş süreçleri yapılır. İş analizi bilgileri, kurum içinde aşağıdaki alanlarda kullanılır;
Organizasyon şemasının yapısında
Personel seçimi ve personel planlamasında
Personel eğitiminde
Belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılmasında
Görev tanımlarının oluşturulmasında
İş akış şemasının oluşturulmasında
1-Organizasyon şemasının yapısı: Organizasyon şeması, stratejik yönetim içerisinde genel organizasyondaki hiyerarşik yapının ve ilişki zincirlerinin haritalanmasıdır. Bu hiyerarşik yapı, çalışanların isimlerini, unvanlarını, fotoğraflarını ve departmanlarını iç ilişkileri içerir. Şirketler için en temel başlangıç noktasıdır ve organizasyon yapısı için kritik öneme sahiptir. Organizasyon Şeması, kurum kültürünü iş yapış şekline yansıtılmasında, işlerin doğru şekilde yürütülmesinde, karar verme sürecinde, değişimi desteklerken tıkanıklıklar olmadan sonuca gidilmesini sağlar.
2-Personel seçimi ve personel planlaması: İşletmenin bütünsel amacını gerçekleştirme doğrultusunda, gerekli sayıda, istenen yetenek ve beceri düzeyindeki personelin, doğru yerlerde, gerekli sayıda personelin yerleştirilmesidir.
3-Personel eğitimi: Bir kurum içerisindeki yeni veya çalışma verimi düşük olan personellerin çalışma verimlerini arttırmak veya personelleri, şirketin misyon, vizyon ve işletme politikalarına hazırlamak / uyum sağlatmak amacıyla, çeşitli konu başlıklarında bilgi ve becerilerini arttırmaya yönelik verilen eğitimlerin tümüdür.
4-Belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılması: Tam olarak yönelgeler ile tanımlanmamış işleri tanımlayıp işlerin sistematik hale getirilmesini ve çalışanların daha verimli bir ortamda iş yapabilme yeteneklerini arttırmayı hedefler.
5-Görev tanımların oluşturulması: Bir organizasyonun üst yönetiminden son çalışanına kadar tüm çalışanlarının görev, sorumluluk ve yetkilerinin tariflendiği dokümanlara verilen isimdir. Personelin, hedeflerini, yetkinliklerini, sorumluluklarını ve performans kriterlerinin ne olabileceğini bilmesi, insan kaynakları departmanının performans sistemi kurulacaksa hangi kriterlerin değerlendirilmesi gerektiğini ve söz konusu pozisyon için verilecek eğitim kriterlerini belirleyebilmesini amaçlar.
6-İş Akış Şemasının Oluşturulması: Akış şeması; herhangi bir sorunun giderilmesine yönelik takip edilecek yöntemlerin şekiller ile ifade edilmesidir. İş akış şemasında sürecin girdileri ve çıktıları açıkça görülebilir hale gelir. İş süreçleri daha detaylı tartışılır ve incelenir. Değer katan ve değer katmayan işler birbirinden ayrılıp sürecin kalitesi artar. Akış şemaları ile ‘’Sürece kimler, nasıl katkı sağlayacak?’’ sorusuna daha net cevaplar verilir. Ekip üyelerinin sürece ne şekilde katkı sağlayacağı ortaya çıkar.