Süreç yönetimi; iş süreçlerinin sistem tanımlaması, izlenmesi, ölçülmesi, değerlendirilmesi ve sürekli iyileştirilmesine dayanan bir yönetimdir.
Süreç Yönetimindeki Temel Adımlar
Süreç Hedefleri: Süreç bütününe yönelik ana hedefler genellikle bütün süreçlerin tepesinde yer alan ana faaliyete ilişkin verilen hedeftir. Bu hedefe bakarak ana sürecin altındaki süreçler ise hedef alınmalıdır.
Performans Yönetimi: Etkili süreç yönetimini sağlamak adına ana ve alt hedeflerin yanında sürece daimi performans göstergeleri belirlenmeli ve bu göstergeler belirli aralıklar ile takip edilmelidir.
Kaynak Yönetimi: Süreçlerin sürdürülebilmeleri için kaynaklara ihtiyaçları vardır ve ana süreçlerdeki paylarına göre kaynak payları değişmektedir. Bu kaynaklar gerek materyal gerek ise insan ve hizmet kaynağı olabilir ve yönetilmesi gerekmektedir.
Süreç Yönetimi Aşamaları
1. Stratejik Planlama:
• Projede ki tüm departmanlar için bir ekip oluşturmak
• Mevcut süreç ve bilgi akışını kontrol etmek
• Sistemde günlük işlerin yürütülmesinde süreç yönetimi yazılımının etkisini kontrol etmek
• Proje için hedefler belirlemek
• Proje planı oluşturmak
2. Süreç ve Prosedürlerin Gözden Geçirilmesi:
• Süreç yönetimi yazılımının tüm fonksiyonlarını kontrol etmek ve farklı şekillerde doldurulması gereken boşlukları belirlemek
• Belirlediğiniz süreç için standart olarak izlenecek prosedürü yazmak
3. Veri Toplama ve Veri Temizliği:
• Mevcut süreçlerin analizi sırasında hangi bilgilerin gerçekten gerekli olduğunu belirlemek.
• Süreçte hangi yeni bilgilerin toplanması gerektiğini belirlemek
• Toplanılan verileri görüntülemek ve ihtiyaç olmayan verileri temizlemek
4. Süreç İyileştirme Yöntemlerinin Kullanılması:
• Kurumsal süreçleri iyileştirmek için katma değerli aktiviteler belirlemek
• Gereksiz aktiviteleri azaltmak
• İşlemlerin hızlandırılması için belirlenecek yapısal bir süreç iyileştirme tekniği kullanmak
5. Eğitim ve Test:
• Toplanılan verilerin doğruluğunu test etmek için senaryo hazırlamak
• Hazırlanılan senaryonun yazılan programla uyumlu olduğunu kontrol etmek
• Proje ekibinin tasarlanan sürecin doğruluğunu test etmek ve uyarlamak
• Geliştirmek ve hazırlamak için gerekli bilgileri sağlamak
6. Devreye Alma:
• Hazırlığa göre testi tamamlamak ve süreç yönetim sistemini devreye almaya hazır olmak
• Kullanıcı kabul testinde hedefleri ve hedefleri ölçmek için objektif bir değerlendirme planı hazırlamak
7. Sürekli İyileştirme:
• Son aşamada sürekli iyileştirme planı hazırlamak
• Sürekli iyileştirme sürecini düzenli olarak gözden geçirip ölçmek ve iyileştirme fırsatları belirlemek
Süreç Yönetiminin Amacı
• Müşteri beklentilerine odaklanan yönetim anlayışı geliştirmek.
• Tüm faaliyetleri şeffaf ve ölçülebilir hale getirmek.
• Kaynakları daha verimli kullanmak.
• Sürekli iyileştirme ve geliştirmeyi sistematik hale getirmek.
• Öncelikleri belirlemek ve kararları daha hızlı almak.
Süreç Yönetiminin Faydaları
• Kuruluşun vizyonu, misyonu, hedefleri ve stratejileri ile uyumlu süreç performans göstergelerini belirlemek ve ölçmek.
• Kuruluşun stratejisinin tüm süreçlerde uygulanmasını sağlamak.
• Tüm süreçleri ve süreç etkileşimlerini tanımlayarak, yöneticilerin tüm süreçler ve bireysel süreçler temelinde organizasyonun anlık durumunu görebilmelerini sağlamak.
• Kişi ve bölüm faaliyetlerinin performanslarının takibini sağlamak.